Manual de uso
Este manual es para quien usa Facturana en su negocio: la dueña o el dueño, y las personas que trabajan con ellos. Explica, paso a paso, lo que puedes hacer y dónde se hace.
Entrar a Facturana
Tu invitación
Facturana funciona por invitación: nadie se registra solo. Quien administra tu negocio te manda un enlace (si eres la dueña o el dueño, te lo manda el equipo de Facturana).
- Abre el enlace. Sirve una sola vez y vence en unos días; si venció, pide uno nuevo.
- Elige tu contraseña: al menos 12 caracteres. Una frase que recuerdes funciona mejor que una palabra con símbolos.
- Listo: ya estás dentro.
Iniciar sesión
En la página principal, pulsa Iniciar sesión y escribe tu correo y tu contraseña. Si trabajas en un solo negocio, entras directo a su inicio; si trabajas en varios, eliges cuál.
Si te equivocas de contraseña o de código muchas veces seguidas, Facturana te pide esperar una hora antes de volver a intentarlo. Así nadie puede adivinar tu contraseña probando una tras otra. Si no la recuerdas, mira más abajo «Si olvidas tu contraseña».
La verificación en dos pasos
Te la recomendamos. Con ella, además de la contraseña, Facturana te pide un código de seis dígitos que genera una aplicación de tu teléfono (Google Authenticator, Authy u otra parecida).
- Entra a Tu perfil, en el menú de tu nombre, arriba a la derecha.
- Pulsa Activar segundo factor, escribe tu contraseña y escanea el código con la aplicación.
- Guarda los códigos de respaldo en un lugar seguro, fuera del teléfono. Si pierdes el teléfono, entras con uno de ellos; cada uno sirve una sola vez.
Si olvidas tu contraseña
Pídele a quien administra tu negocio que te consiga un enlace nuevo para ponerla. Todavía no enviamos correos, así que el enlace te llega por el medio que ustedes usen.
Tu perfil, el idioma y el tema
- En Tu perfil cambias tu nombre y tu contraseña. Al cambiar la contraseña se cierran tus otras sesiones abiertas.
- Arriba a la derecha eliges el idioma (español, inglés o portugués) y el tema, claro u oscuro.
- Para salir, abre el menú de tu nombre y pulsa Cerrar sesión.
Tu negocio y su logo
En Configuración están la identidad de tu negocio y lo que usa.
El logo
- Entra a Configuración y busca Logo.
- Elige el archivo: PNG, JPEG, WebP o SVG, de hasta 2 MB. Se ve mejor cuadrado y con fondo transparente.
- Pulsa Subir logo. Desde ese momento sale en el menú de todas las pantallas de tu negocio.
Si no subes uno, se usa el de Facturana. Puedes quitarlo cuando quieras con Quitar logo.
Los módulos
También en Configuración, en Módulos, ves lo que tu negocio usa además de lo de siempre:
- Recetas y producción lo enciendes tú.
- Restaurante, Comercio y abasto, Farmacia, Hotel, Servicios y Contabilidad están en pruebas: por ahora los enciende el equipo de Facturana.
Apagar un módulo no borra nada: lo que registraste queda para consultar.
Los datos fiscales
El RIF, la razón social y el régimen de tu negocio se cargan cuando el equipo de Facturana lo da de alta. Si alguno cambia, avísale.
Personas y permisos
Cada persona entra con su propio correo y ve y hace solo lo que le permite su rol.
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Dueño | Todo: el logo, las personas, los módulos y exportar los datos. |
| Administrador | El día a día completo: personas, caja, inventario, compras, cuentas y la configuración fiscal. |
| Contador | Consulta documentos, libros, inventario y cuentas, y lleva la contabilidad. |
| Cajero | Abre y cierra su turno de caja; en un restaurante, además, toma pedidos y despacha. |
| Almacenista | Recibe mercancía, hace traslados y conteos, y produce. No vende ni ve el dinero. |
| Fiscalizador | Solo consulta documentos y libros, por el plazo que le dé el dueño, y cada pantalla que mira queda anotada. |
| Solo lectura | Consulta sin cambiar nada. |
| Cocina y Repartidor | Con el restaurante encendido: la cocina ve los pedidos en su pantalla, y el repartidor, sus entregas. |
Invitar a alguien
- Entra a Gente.
- En Invitar, escribe su correo, elige su rol y pulsa Crear invitación.
- Facturana te da un enlace: cópialo y mándaselo (por WhatsApp, por ejemplo). Todavía no enviamos correos.
En la misma pantalla ves quién tiene acceso y las invitaciones que esperan respuesta, y puedes cambiarle el rol a alguien o quitarle el acceso.
Si te visita el SENIAT
No le prestes tu clave: dale al fiscalizador un acceso propio. Solo lo puede dar la dueña o el dueño del negocio.
- Entra a Fiscalización.
- Escribe su correo, el motivo (por ejemplo, el número de la providencia) y cuántos días lo necesita: 30 como mucho.
- Pulsa Dar acceso. Si todavía no tiene cuenta, Facturana te da un enlace para mandarle; su plazo empieza cuando lo acepta.
El fiscalizador solo consulta documentos y libros. Su acceso vence solo, y puedes cortarlo antes con Revocar. En la misma pantalla ves qué pantallas miró y cuándo. Si el negocio cierra su cuenta, el acceso se pierde.
Ventas y facturas
Lo que ya puedes preparar
- Productos: tu catálogo con sus precios, en bolívares o en dólares. Puedes cargarlo de una sola vez desde una hoja de cálculo con Importar.
- Clientes y proveedores: una ficha por RIF o cédula. Tus compras van creando a los proveedores solas.
- La caja y los medios de pago que aceptas.
La caja
- Cada cajero abre su turno contando el fondo de efectivo de la gaveta.
- Cobra con los medios que uses: bolívares, dólares, pago móvil, punto de venta, transferencia, Zelle y otros.
- Al cerrar el turno cuenta el efectivo, y Facturana le dice cuánto esperaba encontrar.
- Si se va internet, la caja sigue registrando y sube todo cuando vuelve la conexión.
La tasa del día
Los montos en dólares se llevan a bolívares con la tasa oficial del BCV de cada día. No tienes que copiarla de ningún lado.
Facturas y notas de crédito
Para ventas a crédito o fuera de la caja hay facturas de oficina y notas de crédito. Los libros de compras y de ventas salen solos de lo que registras.
Inventario
En Inventario ves lo que hay de cada artículo, a su costo promedio, en dólares y en bolívares.
- Recibir mercancía: registra lo que te llega, con su costo.
- Traslados entre almacenes: si algo llega de menos, queda registrado.
- Bajas: lo dañado o vencido sale del inventario con su motivo.
- Conteo físico: cuentas lo que hay, y Facturana ajusta la diferencia.
Cada entrada y cada salida queda en el kárdex, con su cantidad y su valor. Con los módulos que correspondan, también llevas lotes con su fecha de vencimiento (farmacia) y recetas y producción (restaurantes y comida).
Cuentas
- Cuentas por cobrar: lo que te deben tus clientes, sus abonos y las notas de crédito.
- Cuentas por pagar: lo que debes a tus proveedores por sus compras, lo retenido y lo pagado. Puedes pagar en bolívares o en dólares.
- Compras: registras las facturas de tus proveedores, y con cada una puedes guardar la foto de la factura.
- Retenciones: los comprobantes de retención de IVA que emites a tus proveedores, si eres agente de retención.
- Libros: los libros de compras y de ventas, en un archivo que abre cualquier hoja de cálculo, para tu contador.
- Tesorería: la bóveda, los bancos y los puntos de venta, con los depósitos, retiros y traspasos entre ellos.
- Contabilidad (en pruebas): cada operación deja su asiento. Al cerrar el mes salen los libros oficiales y los estados financieros, que revisa tu contador.
- Exportar datos: la dueña, el dueño o el administrador descarga toda la información del negocio en un archivo, cuando quiera.
Pedir soporte
- Si algo no funciona o tienes una duda, escríbele a quien te dio acceso a Facturana: el equipo de Facturana o el socio que te atiende.
- Para ayudarte, alguien del equipo puede entrar a tu negocio como una de tus personas. Lo hace siempre con un motivo, por un tiempo limitado, y queda anotado en la bitácora de tu negocio.
- Nadie de Facturana te va a pedir tu contraseña. Si alguien te la pide, no se la des.
Tus datos
- Los datos de tu negocio están separados de los de cualquier otro negocio.
- Lo que registras no se borra: una factura o un movimiento se corrige con otro, y todo queda anotado.
- Puedes llevarte tus datos cuando quieras, con Exportar datos.